求人に応募しようとしたとき、応募書類に職務経歴書が必要でした。
正直に告白すると、私は「え？ 職務経歴書って何？」というところからのスタートだったんです。
新卒で入った会社に10年ほど勤めて、出産を機に退職。次に仕事を探し始めたのは、2018年の11月でした。
履歴書なら書いたことがあります。ただ、職務経歴書という書類は、そのとき初めて知りました。
- 何を書けばいいの？
- 事務の仕事って、どう見せたらいいの？
- ブランクはどう書けばいいの？
- そもそも、何枚書くのが正解なの？
もう疑問だらけで……。ネットで書き方を調べては、いいなと思った文章を組み合わせて、自分なりにまとめていきました。
そこで今回は、私がその職務経歴書をどうやって書いたのかを、最初から最後まで書いてみますね☆
📄 この記事でわかること
- 「何をPRしたらいいのかわからない」で止まったとき、私がやったこと
- 書き出したのは、業務名だけではありませんでした
- 全部書くと長いな……合う内容を考えて書きました
- 求める人物像に寄せるとき、私が手を入れたのは3か所！
- ブランク・派遣期間・志望動機の欄・枚数を、私はどうしたか
- 退職理由を包み隠さず話したら、何が起きたか
新卒のときは、そんな書類はありませんでした
まず、新卒で就職活動をしたときのお話から！ あのとき私が用意したのは履歴書だけで、職務経歴書は一度も書いていません。
気になって調べてみたのですが、新卒に職務経歴書を求めないのは、いまでも一般的なのだそうです。理由は単純で、職務経歴書は「これまで働いてきた中身」を書く書類だから。働いた経験がなければ、書きようがないんですよね。
ということは、社会人になってから初めて転職するとき、ほとんどの人がこの書類を初めて書くことになるんですよね☆
いちばん手が止まったのは「何をどうPRしたらいいか」でした
正直なところ、全部が難しかったです！ その中でも、いちばん手が止まったのがここでした。
何をどうPRしたらいいのか、わからない。
当時の私は、製造業の営業事務をしていました。事務の見せ方については、すごく考えました。
どんな職場だったか｜工場のとなりに事務所がありました
その前に、当時働いていた会社がどんな会社だったかを書いておきますね。ここが分かると、話が伝わりやすいと思うので。
工場で製品を作っていて、その横に事務所がある会社でした。
大きな会社だと、担当ごとに仕事が細かく分かれていることが多いですよね。受注はこの人、請求はこの人、というように。私のいた会社は、そうではありませんでした。
ひとりひとりの裁量が大きくて、いろんなことを幅広くやる。そういうスタイルの職場です。
なので「営業事務」というひと言の中に、実際はいろいろなものが入っていました。同じような会社で働いている方、けっこういらっしゃるんじゃないでしょうか。
私がやったのは「書き出す」ことでした
わからないなりに、私がやったのはとにかく書き出してみることでした。
書き出したのは、この4つです。
- 1つひとつやってきたこと
- 工夫してきたこと
- どうやったら時短につなげられたか
- お客様とのやり取りと、相手の立場に立つことの大切さ
いきなり職務経歴書に書こうとすると手が止まるので、まずは思いつくままに出していった感じです。
順番に、私が実際に書き出したものを載せてみますね。
①やってきたこと｜数えてみたら10個ありました
まず、担当していた仕事を数えてみました。
- 電話応対
- 来客応対
- 受注
- 作業指示書の発行
- 出荷
- 納品書の作成
- 売上管理
- 請求書の発行
- 納期調整
- 納期管理
ふだんは「営業事務です」のひと言で済ませていたものの中に、これだけのことが入っていました。
1日の流れでいうと、朝いちばんはメールの確認からスタート。それからデスクに置いていたカレンダーで、当日出荷分の納期がないかを確認します。納品書を作って、送り状を作って。
担当していたのは、ひとりで約20社。次から次へと連絡が入るので、休む間もなかったというのが正直なところです。
それから、自社ドライバーとのやり取りもありました。製品はトラックで配送するので、こんなことも考えます。
- どんな梱包方法にするか
- 何トントラックまでなら入る場所なのか
- トラックにどのくらい荷物が積めるのか
- どんなルートでお届けするのが効率的か
お客様から急に「引き取ってほしい」と連絡が入ることもありました。そのときはドライバーさんに連絡して、行ってもらえるかどうかの調整をします。
自社の車で回りきれないときは、社外のトラックを手配することもありました。そのときは価格の交渉もしていましたね。
それから、海外にもグループの会社があったので、そこから輸入するときに、簡単な貿易事務のようなことも。本当に触りぐらいですけどね笑。
こういうことも、全部「営業事務」のひと言の中に入っていたんですよね。
②工夫してきたこと・③時短｜やめたことも書き出しました
働いているうちに「これ、いらないな」と思う作業が出てきます。無駄なこと、同じようなことの繰り返し。そういうものは、私はやめていました。
ただし、何でもやめたわけではありません。判断の基準にしていたのは、やめても支障が出ないこと。ここだけは外さないようにしていました。
減らすというのも、やったことのひとつなんですよね。当時はそんなふうに思っていなかったので、書き出してみて初めて気づきました。
もうひとつ、意識していたのが後手に回らないようにすることです。相手の立場に立って、この先どうなりそうかを考えて、先回りで連絡を入れたり、必要になりそうなものを先に準備したり。
④お客様とのやり取り
営業事務をしていて、いちばん多かったのが納期調整の依頼です。これは本当に多かったです～。
「もう少し早くならないか」と言われるたびに、現場の人のところへ駆け寄って相談したり、上の人にお願いして流れがスムーズになるように動いたり。無理だとわかったときは、すぐに上司へ報告していました。
お客様とのやり取りや、相手の立場に立つことの大切さ。このあたりも書き出しましたよ～。
面接では、こんな話をしました
ここからは書類ではなく、面接でお伝えしたお話です！
営業事務をしていて、これだけは決めていたことがあります。
自分のところで「無理です」とは、絶対に言わない。
お客様から難しい相談をされたとき、頭の中で「これは厳しいな」と思っても、まずお返しするのはこの一言でした。
確認いたします。
そのうえで社内に当たって、それでもやっぱり難しかったときに、少し時間をおいてからあらためてお伝えします。
大変申し訳ございませんが……
これは、よくやっていましたよ～。相手の立場に立つことの大切さって、こういうところなのかなと思います☆
全部書くと長いな……合う内容を考えて書きました！
書き出してみると、今度は量が多くなります。全部書くと長いな……と思って。
そこで私がやっていたのが、これです。
次に受ける会社の求める人物像と合致しそうなものは、どれかを考えて書く。
求人を見ていると、「求める人物像」を書いてくれている会社があるんです。私が使っていた中では、dodaに載っていました。もちろん、書いていない求人もあります。
気になって調べてみたところ、求人票に「求める人材」「求める人物像」を具体的に書くことは、採用の解説をしている各社が企業向けにすすめている定番の項目なのだそうです。ただ、書くかどうかは会社ごとの判断とのことでした。だから、書いてある求人とない求人の両方があるんですね。
手を入れたのは｜この3か所！
求める人物像が書いてあった会社には、その人物像に近づけて書き直して出しました。使い回しはせずに、部分的に会社に沿って変えていた感じです。
とはいえ、全部を書き直したわけではありません。手を入れたのは、この3か所です。
- 職務要約の、最後のあたり
- 活かせる経験・スキル
- 自己PR
この3か所に、それとなく寄せて書いていました。
逆に言うと、職務内容（いつ・どこで・何をしていたか、という事実の部分）は動かしていません。 ここは事実なので、変えようがないところです。
「この仕事なら、こう活かせるな」と考えて書き換えた
寄せるといっても、求人に書いてある言葉をそのまま貼りつけたわけではありません。
この仕事なら、こうやってやったら今の仕事を活かすことができるな。そう考えて書き換えていました！
ブランクと派遣期間は、正直に書きました
ブランク｜「出産を機に退職」とそのまま書いた
ブランクについては、隠しませんでした！ 「出産を機に退職」と、そのまま書いています。
面接で、履歴書を見ながらブランクについて聞かれたこともあります。そのときも、正直に「出産を機に退職しました」とお話ししました。
ブランクそのものの不安については、こちらの記事にくわしく書きました。→ 専業主婦から再就職。3年のブランクが不安だった私が、まず始めたこと
派遣で働いた期間｜書いたほうがいい、と知った
派遣期間は、すごく迷いました。書き方がわからなかったんです。
調べていたら、紹介予定派遣から正社員になったのはすごいことだから書いたほうがいいという情報を見つけました。書き方も載っていたので、それを参考にして書きました。
あらためて確認してみたところ、派遣期間については「どのくらいの期間、どこまでやったか」まで書くことが大切だとされていました。派遣から正社員を目指す人に向けた書き方の解説も、いくつも見つかります。
迷って調べたことは、間違っていなかったみたいです。同じところで止まっている方は、省かずに書いてみてくださいね。
志望動機の欄は、あえて作りませんでした
ここは、少し変わったことをしたかもしれません……。
私の職務経歴書には、志望動機の欄がありません。作らなかったんです。履歴書のほうも、志望動機の欄がないひな形をわざわざ探して、それに書きました。
当時、YouTubeで転職の動画をたくさん見ていました。その中で「志望動機は特に見ない」という話をいくつか聞いたんです。それよりもこれまで何をやってきて、それをこれからどう活かせるのかのほうが知りたい、という話を多く聞いて。
自分に置き換えて考えてみても、志望動機よりその人の考え方を多く知りたいよね、と思ったので、まさにそうしました。
調べてみると、職務経歴書に志望動機は必須ではないとされていました。職務経歴書で重視されているのは、仕事内容・仕事への取り組み姿勢・成果といった項目なのだそうです。
ただ、ここは大事なので付け足させてください。
履歴書のほうは、話が逆でした。 採用担当者が履歴書でいちばん重視している項目は志望動機で、7割ほどの方が見ているという調査がありました。
私が使ったのは、志望動機の欄そのものがないひな形です。欄があるのに空欄にする、というのはまた別の話になります。指定の用紙に志望動機の欄があるときは、埋めておいたほうが安心だと思います。
2枚が3枚になるまで｜何日もかけて育てました
枚数のお話もしておきますね！
私の職務経歴書は、最初は2枚でした。それが書き直していくうちに3枚になって、最終的にその3枚で出しています。
目安を調べてみたところ、A4で1〜2枚、経歴が多い方でも3〜4枚程度とされていました。3枚なら、だいたい目安の中に収まっていたみたいです。
枚数が増えたことについては、あまり気にしていませんでした。自分の伝えたいことを書きたかったので、多いとは思わなかったんですよね。
それから、1日で一気に書き上げたわけではありません。 何日もかけて、少しずつ書いていきました。
本体はいじらず｜別のファイルに文章をためていた
書き直すときに私がやっていたのが、これです。
「こっちの文章のほうが良いかな」と思ったものを、別のWordファイルにまとめておく。そして「この文章を、ここに入れ替えよう」とやっていました。
一気に完成させようとしないで、思いついたら書きためておく。それを繰り返して、2枚が3枚になりました。
ちなみに、誰にも添削してもらっていません。 「それでいいと思います」みたいな流れで終わったので、自分で読み返して、自分で直して、それで出しています。
退職理由は、包み隠さず話しました
最後に、退職理由のお話をさせてくださいね。
「退職理由はネガティブではいけない」とよく言われますよね。私も気にしていて、プラスに持っていこうと考えていました。
出産で辞めたこと
ブランクの理由を聞かれたときは、こう答えていました。
子育てに専念したくて退職しました。小さい頃、毎日一緒に居られたことに後悔はしていません。
包み隠さずに、そのままです。「これで落とされるなら、きっと私の考えとは合わないところだったんだ」。そう自分に言い聞かせていました。
前の会社を辞めるときも、本当のことを言った
その後、派遣から正社員になった会社を辞めるときも同じでした。
派遣から正社員になって、定年までずっと働くつもりでいました。ただ、この会社で長く働き続けられるかどうかがわからないと感じて、長く働ける会社で働きたいと思い、転職活動をすることにしました。
こんな形で、本音を話しました。それについて質問もされましたが、そこも包み隠さずお答えしました。
あらためて調べてみると、転職理由で嘘をつく必要はないとされています。転職しようとしている以上、前の職場に何かしらの不安や不満があったことは、面接官も十分に分かっているのだそうです。
大事なのは、不満をそのままぶつけるのではなく、「次はどんな環境で働きたいか」という形に整理して伝えることだとありました。
言われてみれば、私が言っていたのも「長く働ける会社で働きたい」でした。これが、私なりにプラスへ持っていった形だったのかなと思います。
本当のことを言ったから、この会社に決まった
そして、いちばん覚えている場面です。
その話をしたときに、こう言ってくれた会社がありました。
うちの会社では定年まで働けますし、雇用延長もありますので、長く働けますよ。
それが、いまの会社です。
たくさんの会社に応募して、面接まで進めたのは6社でした。その中で決まったのが、私の本音に「うちなら大丈夫ですよ」と答えてくれた会社だったんです。
面接官が退職理由を聞くのは、入社した後のミスマッチを防ぐためだといわれています。まさにそのとおりのことが起きたんだな、って後から思いました。
転職活動そのものがうまくいかなかった時期のことは、こちらに書いています。→ シングルマザーの転職がうまくいかない…40代の私が抜け出せた理由【実体験】
まとめ｜私がやったことを、順番に
長くなったので、最後に整理しますね☆
- いきなり書こうとしないで、まず書き出す（やってきたこと・工夫したこと・時短につなげたこと・お客様とのやり取り）
- 業務名を数えてみる（私は10個ありました）
- やめたこと・減らしたことも書き出す（基準は「やめても支障が出ないか」）
- 全部は書かない。求める人物像と合致しそうなものを選ぶ
- 寄せるのは3か所！（職務要約の終わり・活かせる経験・自己PR。職務内容の事実は動かさない）
- 別のファイルに文章をためておいて、あとから入れ替える
- ブランクも派遣期間も、隠さず正直に書く
- 退職理由は、包み隠さず。「次はどうしたいか」の形で
母子で暮らしていると、長く働けるかどうかは本当に大きな問題ですよね。だからこそ、書類の段階で自分を作りすぎないほうがいいのかなって、思うようになりました。
ここに書いたのは、あくまで私がやってみて良かったことです。書類の形式や求められるものは、応募先や職種によっても変わります。迷ったときは、応募先の担当者や転職エージェントにも確認してみてくださいね。
在職中に転職活動を進める方法は、こちらにまとめています。→ 在職中の転職活動の進め方｜半休・Web面接・退職まで【実体験】
事務の仕事を長く続けてきて思うことは、こちらに書きました。→ 事務の仕事18年。シングルママの私が「長く働ける」理由は知識と経験の積み重ね
面接で実際に聞かれたことについては、こちらもどうぞ。→ シングルマザーの転職面接｜子どもの質問・服装・逆質問まで【実体験】
職務経歴書、書きはじめるまでが本当に重いんですよね。私もそうでした。まずは1日の流れを思い出して、書き出すところから。やってみて教えてくださいね～😊
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